Het gebruik van consumenten file sync oplossingen is snel toegenomen op de werkvloer en vormt daarmee belangrijke veiligheidsrisico’s voor bedrijven.

Medewerkers willen steeds vaker altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden. Toegang tot files blijft niet alleen beperkt tot zakelijke devices. Medewerkers willen ook toegang hebben tot files op hun persoonlijke devices. Hierdoor is de Bring Your Own Device, of kort BYOD, trend ontstaan.

Consumenten file sync oplossingen, zoals Dropbox of Microsoft OneDrive, zorgen ervoor dat gebruikers hun data en bestanden kunnen syncen tussen hun mobiele apparaten en computers. Zij voorzien dan ook in de groeiende behoefte van mobiliteit en het verlangen van medewerkers om altijd en overal te kunnen werken. Keerzijde van het inzetten van deze oplossingen is dat belangrijke bedrijfsdata wordt blootgesteld aan enorme veiligheidsrisico’s.

Data Opslag Nederland biedt bedrijven een alternatief

Met Data Opslag Nederland kunnen bedrijven strenge beveiligingsmaatregelen doorvoeren om bedrijfsdata optimaal te beschermen.

Zo biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om:
Te bepalen naar welke devices de data wel en niet gesynchroniseerd mag worden;
Via een druk op de knop de data te verwijderen van een device dat gestolen is;
Een uitgebreid rapport uit te draaien van wie, wat, met welk device op welk moment met welk bestand heeft gedaan.
Naast de strenge beveiliging van uw data, biedt Secure File Sync ook een aantal belangrijke features om uw medewerkers efficiënter te laten werken.

Hieronder hebben we de belangrijkste op een rij gezet.
1. Werkt overal

Met Data Opslag Nederland hebben gebruikers overal op een eenvoudige manier toegang tot hun data. Een computer met een browser is voldoende om overal ter wereld bestanden te kunnen inzien, downloaden, bewerken en uploaden.

Daarnaast is er een applicatie beschikbaar die gebruikers eenvoudig op hun laptops en/ of desktops kunnen installeren. Met de applicatie wordt de data waar de gebruiker toegang toe heeft automatisch gesynchroniseerd naar het betreffende device. De gebruiker kan met de data werken alsof deze lokaal op het device staat en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens naar de andere gebruikers die toegang hebben tot de data. Doordat de data lokaal staat heeft de gebruiker altijd de beschikking over zijn data, ook als er een keer geen internetverbinding beschikbaar is.

De beheerder van de omgeving is volledig in controle. Naast het feit dat hij kan bepalen wie er toegang heeft tot welke data, kan hij ook bepalen op welke devices de gebruikers de data beschikbaar mogen hebben en op welke niet.

2. Bestanden on the go

Behalve dat Data Opslag Nederland op eenvoudig manier ervoor zorgt dat er toegang is tot data op een computer is het ook mogelijk om de data beschikbaar te maken voor een smartphone en/of tablet.

De applicatie is ook te installeren op mobiele devices en zorgt ervoor dat de data eenvoudig te openen, te bekijken en door te sturen is. Met de juiste apps is het zelf mogelijk om bestanden als Word en Excel aan te passen.

Door Data Opslag Nederland hebben medewerkers voldoende aan een tablet of smartphone om alle data bij de hand te hebben.

3. Toegang tot de lokale fileserver zonder VPN

Het is ook mogelijk om de lokale file server op een eenvoudige manier te integreren in de Data Opslag Nederland oplossing. Data Opslag Nederland zorgt er vervolgens voor dat de geselecteerde data van de lokale file server wordt gesynchroniseerd met de devices van de externe medewerkers. Een aanpassing of een vernieuwd bestand van een externe medewerker wordt dan geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens gesynchroniseerd naar de lokale file server. Andersom gebeurt dit ook zo. Als een lokale medewerker een nieuw bestand of aanpassing maakt wordt dit geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en die zorgt er vervolgens voor dat ook de devices van de externe medewerkers in sync zijn.

Door het gebruik van de Data Opslag Nederland hoeft er niet meer gewerkt te worden met een complexe VPN verbinding en is de toegang tot de files op de lokale file server kinderspel geworden.

4. Veilig samenwerken met iedereen

Naast dat Data Opslag Nederland de optie biedt om files te syncen naar devices van een gebruiker is het ook mogelijk om met verschillende mensen samen te werken aan bestanden.

Dit wordt gedaan met een Teamshare. Een Teamshare kan gezien worden als een hoofdmap waarin de gebruiker bestanden en mappen plaatst die hij wil delen met andere gebruikers. Elke gebruiker heeft het recht om een teamshare aan te maken. De gebruiker die een Teamshare aanmaakt wordt owner van een Teamshare en kan vervolgens bepalen wie er wel of geen toegang toe heeft. De gebruikers kunnen de data van de Teamshare benaderen via de web interface. Daarnaast wordt de data ook gesynchroniseerd naar de laptops, desktops, alsmede de mobiele devices van de gebruikers.

Ook voor Teamshares biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om volledige controle te houden over de data. Zo kan de beheerder van de omgeving zien welke Teamshares er zijn en wie er toegang heeft tot deze Teamshares. Verder kan hij zien wie, wat, op welke moment, met welke data gedaan heeft.

5. Eenvoudig grote bestanden verzenden

Data Opslag Nederland biedt ook zogenaamde file- en folderlinks aan zodat er op een eenvoudige manier samen te werken is met mensen buiten de organisatie. Deze links bieden mensen de mogelijkheid om via een web interface toegang tot te krijgen tot bestanden of mappen, welke ze vervolgens kunnen inzien en/of downloaden.

Veel organisaties kennen een maximale omvang voor het versturen van bestanden als attachment. Dit is vaak een beperking bij het samenwerken met mensen buiten de organisatie. File links kennen deze beperking niet en bieden dus de mogelijkheid bestanden te delen, onafhankelijk van de grootte.

6. Veilig delen van bestanden

Het gebruik van file- en folderlinks biedt ook toegevoegde waarde op het gebied van veiligheid. Wanneer een bestand als attachment wordt verzonden is er geen garantie dat het bestand niet door andere mensen wordt ingezien. Bij het gebruik van file- of folderlinks verlaten de bestanden de vertrouwde Data Opslag Nederland omgeving niet en worden ze pas getoond op het moment dat iemand op de link klikt.

Verder zijn er diverse manieren om additionele beveiliging toe te voegen. Zo is het mogelijk om een file- of folderlink een einddatum te geven waarna deze niet meer zal werken. Ook kan een maximum aantal keer worden aangegeven dat de link kan worden gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om de link alleen beschikbaar te maken door middel van een loginnaam en wachtwoord.

Consumenten file Sync oplossingen vormen vele uitdagingen voor bedrijven die geven om controle en zichtbaarheid van bedrijfsdata.

Hieronder staan de 7 belangrijkste risico’s die deze oplossingen vormen in een bedrijfsomgeving op een rij:

1. Diefstal van data

De meeste problemen van consumenten file sync oplossingen komen voort uit een gebrek aan controle en overzicht over de data. Zo is bij consumenten oplossingen niet mogelijk om in beeld te hebben welke data wordt gedeeld en op welke devices deze data beschikbaar wordt gesteld. Zo is het dus voor een werknemer zonder problemen mogelijk om waardevolle zakelijke data (zonder toestemming) beschikbaar te maken op privé devices van werknemers. Deze devices worden meegenomen in het openbaar vervoer, in restaurants en naar vrienden. Hierdoor neemt het risico dat uw bedrijfsdata gestolen wordt of wordt ingezien of gedeeld met partijen waarvoor de data niet bestemd is exponentieel toe.

2. Data verlies
Met consumenten file sync oplossingen kunnen administrators de file sync activiteiten niet beheren en monitoren. Hierdoor ontstaat het risico dat belangrijke bedrijfsdata verloren gaat.

Het inzetten van een consumenten file sync oplossing door een of meerdere werknemers brengt tevens de volgende risico’s met zich mee:
Administrators hebben geen inzicht in wie er toegang heeft tot de data;
Als een laptop gestolen wordt kunnen ze geen remote wipe uitvoeren om de data op afstand van het device te verwijderen;
Administrators kunnen geen garantie geven dat de data niet in handen van onbevoegde personen valt.

3. Corrupte data

Uit onderzoek van CERN is gebleken dat bij 1 op de 1.500 files zogenaamde ‘stille data corruptie’ plaats vindt. Consumenten file sync oplossingen geven weinig tot geen informatie over hoe ze dergelijke corruptie voorkomen.
Zakelijke file sync oplossingen hebben een proces waarbij ‘stille data corruptie’ automatisch wordt hersteld en u zich hierover geen zorgen hoeft te maken.

4. Rechtszaken

Bij consumenten file sync oplossingen hebben gebruikers alle rechten. Zo kunnen ze zelf besluiten om data te verwijderen of data door te sturen naar onbevoegde personen. Dit kan ervoor zorgen dat kritische bedrijfsdata permanent verloren gaat of vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen terecht komt. Hierdoor kan het voorkomen dat privacy overeenkomsten met klanten en derde partijen worden gebroken.

5. Compliance overtredingen

Veelal vereist het compliance beleid dat bestanden gedurende een bepaalde periode bewaard moeten worden en dat slechts een beperkte groep mensen toegang heeft tot de bestanden. Met consumenten file sync oplossingen is het niet mogelijk om zelf de retentie te bepalen en te bepalen wie er toegang heeft tot bestanden. Het risico op compliance overtredingen is dan ook groot.

6. Geen inzicht

Consumenten file sync oplossingen bieden niet de mogelijkheid om activiteiten met betrekking tot de data inzichtelijk te maken of om alerts te plaatsen op bepaalde activiteiten. Zakelijke file sync oplossingen bieden dit inzicht wel in de vorm van een Audit trail waarmee inzichtelijk te maken is wie, wat, op welk moment, met welke data op welk device heeft gedaan.

7. Geen toegang meer tot bestanden

Doordat een consumenten file sync oplossing geen Audit trail kent, is het niet mogelijk om inzichtelijk te maken wie een file heeft aangemaakt, aangepast of verwijderd. Bovendien kan een bestand van het ene op het andere moment verplaatst zijn waardoor het niet meer beschikbaar is voor uw werknemers.

Samenvattend
Het gebruik van consumenten file sync oplossingen brengt grote risico’s met zich mee.
Het blokkeren van consumenten file sync oplossingen is waarschijnlijk slechts een korte termijn oplossing. De behoefte van de werknemers blijft bestaan en de kans is dan ook groot dat werknemers een weg proberen te vinden om de blokkade heen.

Het beste is dan ook om de werknemers een goed alternatief te bieden dat voor de werknemers net zo makkelijk is in het gebruik en voor het bedrijf wel de controle mogelijkheden en zekerheden biedt die voor het bedrijf van belang zijn.

Met meer dan 300 miljoen gebruikers is Dropbox de leider in de File Sync markt. Dat de oplossing goed werkt voor familiefoto’s wil echter niet zeggen dat de oplossing ook geschikt is voor gevoelige bedrijfsdata. Het gebruik van Dropbox voor dit soort data is riskant en opent de deur voor zaken als data verlies, data diefstal, corrupte data en rechtszaken doordat niet aan wet- en regelgeving kan worden voldaan.

In dit artikel vijf punten die u zeker in overweging moet nemen voordat u Dropbox toelaat binnen uw bedrijf:

1. Dropbox is de nummer 1 app op de zwarte lijst

In het algemeen heeft de BYOD-trend  en de komst van mobiele applicaties werknemers productiever gemaakt. Er zijn echter ook applicaties die een bedrijf zou moeten vermijden.
Uit een onderzoek van Fiberlink, waar in totaal 4.500 zakelijke devices bij betrokken waren, is gebleken dat Dropbox de nummer 1 app is op de ‘zwarte lijst’ als het gaat om iOS en Android omgevingen.  De reden hiervoor is dat Dropbox de controlemogelijkheden mist om data lekkage te kunnen voorkomen. Naast Dropbox stonden ook SugarSync, Box, Facebook en Google Drive in de top 5 van de zwarte lijst.

2. Dropbox shares zijn toegankelijk voor iedereen

Het delen van data met Dropbox is makkelijk, maar het beveiligen van data met Dropbox is beduidend minder eenvoudig. Op de vraag “Is Dropbox veilig”? Is het antwoord, out of the box is deze niet zo veilig. Als een gebruiker een bestand of een folder deelt, maakt Dropbox hier een publieke link voor aan die door iedereen geopend kan worden zonder wachtwoord of andere vormen van beveiliging.

Uit een studie van Intralinks kwam naar voren dat deze publieke links ook gebruikt worden voor gevoelige bedrijfsdata, zoals belastingaangiftes, hypotheekaanvragen en bank informatie. Verder bleek uit deze studie dat het voorkomt dat persoonlijke bestanden en zakelijke bestanden niet goed van elkaar gescheiden worden.
Deze wetenschap roept dan ook de belangrijke vraag op: “Als u bestanden en mappen deelt met Dropbox, met wie deelt u die informatie dan nog meer? “

3. Dropbox kent slechts een retentie van 30 dagen

Dropbox biedt slechts een retentie van 30 dagen. In veel gevallen is een langere retentieperiode noodzakelijk om aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen. Wanneer u bij Dropbox een langere retentie wenst bent u aangewezen op kostbare 3rd party applicaties.

4. Dropbox bespaart kosten door uw data te bekijken

Op het moment dat een bestand wordt toegevoegd aan Dropbox, zal Dropbox het bestand analyseren en bekijken of het bestand niet eerder is toegevoegd door een andere gebruiker. Als dit het geval is, zal de de-duplicatie technologie van Dropbox verwijzen naar het eerder geüploade bestand. Deze werkwijze zorgt ervoor dat Dropbox niet twee kopieën van hetzelfde bestand hoeft op te slaan en hiermee besparen ze geld. Deze de-duplicatie techniek maakt het voor buitenstanders ook mogelijk om te kunnen zien welke data zich al op de servers van Dropbox bevindt en welke niet. Samengevat levert data de-duplicatie een belangrijke besparing op voor Dropbox, maar vormt het een beveiligingsrisico voor uw data.

5. Dropbox garandeert geen uptime en biedt geen live support

Dropbox kent geen live support. Wanneer u vragen heeft, bent u toegewezen op FAQ’s en fora. Garanties op uptime en een goede beveiliging zijn zaken die van groot belang zijn wanneer u een File Sync dienst zakelijk wilt gaan gebruiken. Juist op dit punt heeft Dropbox meerdere malen bewezen de zaken niet goed op orde te hebben. Zo was er in 2011 een bug in de software die ervoor zorgde dat derden toegang kregen tot bestanden van gebruikers. In 2012 hebben hackers toegang gekregen tot data van Dropbox medewerkers, waarbij ze onder andere een lijst met e-mail adressen buit hebben gemaakt. Deze lijst is vervolgens gebruikt om de e-mail adressen te spammen. Begin 2014 had Dropbox problemen met de uptime van hun platform.

In het licht van deze gebeurtenissen is live support des te belangrijker en wilt u niet toegewezen zijn op een webformulier waarbij u na het invullen maar moet wachten wanneer u antwoord krijgt.

Samenvattend
Als uw vertrouwde IT service provider, beloven we u om samen te werken om deze risico’s te minimaliseren en u te voorzien van optimale toegang tot uw bestanden waar en wanneer u dat wil.
Data Opslag Nederland is de enige Cloud File Sync service waar we achter staan en die we garanderen. Met

Data Opslag Nederland:
Heeft u overal toegang tot uw bestanden;
Kunt u met gemak samenwerken aan bestanden;
Kunt u uw bestanden veilig delen met derden;
Heeft u volledige controle over uw data;
Kunt u het gebruik van FTP en VPN binnen uw organisatie volledig elimineren.

Bel of mail ons om te leren hoe veilig en makkelijk Data Opslag Nederland voor uw organisatie kan werken.

Data Opslag Nederland biedt bedrijven een alternatief

Met Data Opslag Nederland kunnen bedrijven strenge beveiligingsmaatregelen doorvoeren om bedrijfsdata optimaal te beschermen. Zo biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om:
Te bepalen naar welke devices de data wel en niet gesynchroniseerd mag worden;
Via een druk op de knop de data te verwijderen van een device dat gestolen is;
Een uitgebreid rapport uit te draaien van wie, wat, met welk device op welk moment met welk bestand heeft gedaan.

Naast de strenge beveiliging van uw data, biedt Data Opslag Nederland ook een aantal belangrijke features om uw medewerkers efficiënter te laten werken. Hieronder hebben we de belangrijkste op een rij gezet.

1. Werkt overal

Met Data Opslag Nederland hebben gebruikers overal op een eenvoudige manier toegang tot hun data. Een computer met een browser is voldoende om overal ter wereld bestanden te kunnen inzien, downloaden, bewerken en uploaden.

Daarnaast is er een applicatie beschikbaar die gebruikers eenvoudig op hun laptops en/ of desktops kunnen installeren. Met de applicatie wordt de data waar de gebruiker toegang toe heeft automatisch gesynchroniseerd naar het betreffende device. De gebruiker kan met de data werken alsof deze lokaal op het device staat en wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens naar de andere gebruikers die toegang hebben tot de data. Doordat de data lokaal staat heeft de gebruiker altijd de beschikking over zijn data, ook als er een keer geen internetverbinding beschikbaar is.

De beheerder van de omgeving is volledig in controle. Naast het feit dat hij kan bepalen wie er toegang heeft tot welke data, kan hij ook bepalen op welke devices de gebruikers de data beschikbaar mogen hebben en op welke niet.

2. Bestanden on the go

Behalve dat Data Opslag Nederland eenvoudig manier ervoor zorgt dat er toegang is tot data op een computer is het ook mogelijk om de data beschikbaar te maken voor een smartphone en/of tablet.
De applicatie is ook te installeren op mobiele devices en zorgt ervoor dat de data eenvoudig te openen, te bekijken en door te sturen is. Met de juiste apps is het zelf mogelijk om bestanden als Word en Excel aan te passen.

Door Data Opslag Nederland hebben medewerkers voldoende aan een tablet of smartphone om alle data bij de hand te hebben.

3. Toegang tot de lokale fileserver zonder VPN

Het is ook mogelijk om de lokale file server op een eenvoudige manier te integreren in de Data Opslag Nederland oplossing. Data Opslag Nederland zorgt er vervolgens voor dat de geselecteerde data van de lokale file server wordt gesynchroniseerd met de devices van de externe medewerkers. Een aanpassing of een vernieuwd bestand van een externe medewerker wordt dan geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en vervolgens gesynchroniseerd naar de lokale file server. Andersom gebeurt dit ook zo. Als een lokale medewerker een nieuw bestand of aanpassing maakt wordt dit geüpload naar de Data Opslag Nederland omgeving en die zorgt er vervolgens voor dat ook de devices van de externe medewerkers in sync zijn.

Door het gebruik van de Data Opslag Nederland hoeft er niet meer gewerkt te worden met een complexe VPN verbinding en is de toegang tot de files op de lokale file server kinderspel geworden.

4. Veilig samenwerken met iedereen

Naast dat Data Opslag Nederland de optie biedt om files te syncen naar devices van een gebruiker is het ook mogelijk om met verschillende mensen samen te werken aan bestanden.

Dit wordt gedaan met een Teamshare. Een Teamshare kan gezien worden als een hoofdmap waarin de gebruiker bestanden en mappen plaatst die hij wil delen met andere gebruikers. Elke gebruiker heeft het recht om een teamshare aan te maken. De gebruiker die een Teamshare aanmaakt wordt owner van een Teamshare en kan vervolgens bepalen wie er wel of geen toegang toe heeft. De gebruikers kunnen de data van de Teamshare benaderen via de web interface. Daarnaast wordt de data ook gesynchroniseerd naar de laptops, desktops, alsmede de mobiele devices van de gebruikers.

Ook voor Teamshares biedt Data Opslag Nederland de mogelijkheid om volledige controle te houden over de data. Zo kan de beheerder van de omgeving zien welke Teamshares er zijn en wie er toegang heeft tot deze Teamshares. Verder kan hij zien wie, wat, op welke moment, met welke data gedaan heeft.

5. Eenvoudig grote bestanden verzenden

Data Opslag Nederland biedt ook zogenaamde file- en folderlinks aan zodat er op een eenvoudige manier samen te werken is met mensen buiten de organisatie. Deze links bieden mensen de mogelijkheid om via een web interface toegang tot te krijgen tot bestanden of mappen, welke ze vervolgens kunnen inzien en/of downloaden.

Veel organisaties kennen een maximale omvang voor het versturen van bestanden als attachment. Dit is vaak een beperking bij het samenwerken met mensen buiten de organisatie. File links kennen deze beperking niet en bieden dus de mogelijkheid bestanden te delen, onafhankelijk van de grootte.

6. Veilig delen van bestanden

Het gebruik van file- en folderlinks biedt ook toegevoegde waarde op het gebied van veiligheid. Wanneer een bestand als attachment wordt verzonden is er geen garantie dat het bestand niet door andere mensen wordt ingezien. Bij het gebruik van file- of folderlinks verlaten de bestanden de vertrouwde Data Opslag Nederland omgeving niet en worden ze pas getoond op het moment dat iemand op de link klikt.

Verder zijn er diverse manieren om additionele beveiliging toe te voegen. Zo is het mogelijk om een file- of folderlink een einddatum te geven waarna deze niet meer zal werken. Ook kan een maximum aantal keer worden aangegeven dat de link kan worden gebruikt. Daarnaast is het mogelijk om de link alleen beschikbaar te maken door middel van een loginnaam en wachtwoord.